El archivero de Catastro de Neuquén

Por Lic. Juana Barrera

 

Las oficinas de los catastros están intensificando actualmente su fisonomía de centros productores de información; es más, yo diría de información integrada. Integración que no sólo tiene que ver con los formatos de  texto e imagen en  que se elaboran los documentos, sino con la multiplicidad de tópicos generados por ciencias tales como la agrimensura, la geografía y la topografía; empleando la tecnología y la informática.

En la Dirección Provincial de Catastro e Información Territorial del Neuquén, es palpable la complejidad, siempre en aumento, del campo informacional relacionado con los inmuebles, la publicidad de la información y las transacciones inmobiliarias. Ello, indudablemente ha generado una dimensión en la que la gestión documental y la organización de su archivo deben brindar seguridad en las respuestas a  la demanda de información emanada tanto de la propia Institución, como de sus usuarios externos.

Entonces es cuando aparece  la figura del archivero, que es quien tiene a cargo las tareas de hacer utilizables los documentos que desde las distintas oficinas recibe en custodia. De él depende, en gran parte, la calidad de los servicios que ha de brindar Catastro.

Quizás en este momento a alguien se le ocurre preguntar ¿en qué consiste la tarea de un archivero de Catastro?

Como respuesta  se  puede decir que la gestión de los documentos de Catastro, como las de cualquier empresa e institución, muchas veces plantea problemas. Uno de ellos es la excesiva información existente y su diversidad (tipología, temática, soportes, medios de tratamiento, etc.). El archivero es un medio para un fin, es decir, debe organizar la documentación y hacerla recuperable para su uso por parte de terceros. A veces, su capacidad de intervención directa en algunas cuestiones se ve limitada. Por ejemplo, la experiencia demuestra que la producción documental crece y crece, que los recursos para hacer utilizable la información contenida en los documentos son escasos y que la demanda de las oficinas de la repartición, cuando todo no está debidamente procesado, desborda la capacidad de respuesta. En el Catastro de Neuquén, los miles de legajos parcelarios, los miles de expedientes de mensura, de verificación del estado parcelario y valuatorios, como así también, los cientos de  normas de adjudicación, de boletos de compra y venta, etc.,  que ingresan anualmente, son administrados (procesados técnicamente y almacenados) por dos o tres personas.

Dejando de lado las limitaciones a las que el archivero se enfrenta, él, en su tarea  diaria de procesar y custodiar documentos -además de brindar servicios al usuario- siente un gran  compromiso motivacional. La valoración de los documentos y la satisfacción  de dar adecuadas respuestas a quien demanda información, créanme, no sólo dignifica sino que le imprime a su función la categoría de interesante e imprescindible.

Y si usted, lector, está pensando ¿qué puede tener de interesante recibir documentos y guardarlos? Le responderé con espíritu de  archivero, el que esta presente en el quehacer cotidiano.

Explicaré la importancia de la tarea del archivero de Catastro a partir de una frase que rezaba en un afiche en el 5° Congreso de Archivología del Mercosur  y las 13° jornadas de Archiveros de Argentina, eventos realizados en la Provincia de Córdoba en el año 2003, frase que siempre tengo presente:

 

“Archivo: centinela del pasado, vigía del presente y fundamento del futuro”.

 

Conocer las unidades documentales existentes y a recibir, el volumen y el estado de los distintos soportes, requiere no solo de capacidad, sino de compromiso  y apertura para siempre estar indagando en pos de realizar una adecuada conservación de los documentos catastrales. De esa manera se construye un centinela.

Diseñar un sistema de organización y de explotación adecuada para cada serie documental; conocer además las necesidades de cada servicio que se brinda al usuario a través de la atención de consultas o expedición de copias, con información que sirve para testimoniar, para investigar o para dar publicidad registral, son tareas en las que el archivero está pendiente de peligros y amenazas. Con ello, está dando paso al vigía.

Tomar los recaudos para mantener los sistemas actualizados, supervisando e instruyendo al personal en los conocimientos básicos para que haya continuidad. Planificar en búsqueda de soluciones con la vista puesta en el futuro de la documentación (que no sea destruida arbitrariamente y que permanezca organizada). Así es como se sientan bases y se resguarda el origen, que son el fundamento para construir la historia.

Por todo ello, la tarea del archivero de Catastro está reconocida y jerarquizada ¿Cómo no va a resultar interesante?