Archivos catastrales ….. El duro camino desde el problema a la solución

Los archivos catastrales siempre fueron un problema de difícil solución.  Si bien los buenos dirigentes tienen buenas intenciones, con ello no basta, se necesitan recursos.

Sin embargo, no solo es dinero, muchas veces falta una férrea voluntad y profesionalidad para solucionar el problema.  En mis trabajos en diferentes catastros he tenido, en algunos casos (2 de una decena al menos), encontrarme con profesionales que, de diferentes formas, muestran  el camino hacia la solución.

La primera héroe que conocí fue en República Dominicana. Su nombre es Marie-France Balasse.  Francesa de origen, el destino la llevó al país caribeño para recuperar la historia de los registros de tierras. La segunda es Juana Barrera, del Catastro de Neuquén, en Argentina.  Ambas, si bien distintas en origen, lugar y formación, están unidas por su amor a la profesión y  la virtud de ser  dos infatigables luchadoras.

Este año, hice una visita laboral a Neuquén y estuve en el archivo de la Dirección de Catastro de la Provincia. Me quede maravillado y comprometí a mi amiga «Juanita» a hacer un artículo para mi blog.  A continuación, complementado por algunas fotografías que tomé, pongo a vuestra consideración el texto mencionado.

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Juana Barrera

Plano de mensura antiguo

Plano de mensura antiguo en papel de ferroprusiato

Juana Barrera y planos

Artículo para publicar en el Blog del Profe (Ing. Ciampagna)

RESEÑA: LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DE CATASTRO E INFORMACIÓN TERRITORIAL

Por: Lic. Juana Barrera

Allá por el año 2001, en ocasión de presentar mi primera ponencia sobre archivos en la Universidad Nacional del Comahue, refiriéndome a la transformación que se podía lograr con los archivos de la administración pública a partir de la Gestión Documental, expresé: “En este camino hay que lograr grandes cambios. Principalmente, de mentalidad en aquellos que ocupan puestos de conducción en el Estado. Sucede, entonces, que tendremos que apuntar al archivo como un ente vivo y útil, el que conserva para servicio de muchos, al que siempre podemos referirnos en nuestras necesidades de información, dejando atrás el sitio de reposo final de los documentos, de inoperancia, de desorden y de guardar por guardar”. Para entonces mi empresa era incipiente y yo muy ambiciosa.
En el mes de enero del año 2000 me había hecho cargo del Archivo de la Dirección Provincial de Catastro e Información Territorial. Para entonces, la documentación almacenada desde la creación de Catastro en el año 1970, producto de su gestión y funcionamiento, más la recibida de diferentes instituciones que habían operado durante la gestión de Neuquén como Territorio Nacional, era reunida, conservada y puesta principalmente a disposición de las oficinas de Catastro mismo. Había muy pocos usuarios externos, en su mayoría, profesionales de la agrimensura.
Cuando en diciembre de 1999, el Agrim. Querejeta me designa a cargo de la Sección Archivo y Copistería, me pone frente a un gran desafío. Imaginar que el futuro de esa unidad documental dependía de lo que yo pudiera hacer en ella y con ella, traía a mi memoria una frase de Victor Hugo: “El futuro tiene muchos nombres: para los débiles es lo inalcanzable, para los temerosos, lo desconocido y para los valientes es la oportunidad.”
Creo yo, que en un acto de valentía vi la oportunidad. En el año 1996 me había recibido en la UNCo de Documentalista Universitaria y mi ansiedad por desarrollarme profesionalmente me llevó a ver con muy buenos ojos el hecho de trabajar en el ámbito de una ciencia hermana, la archivística. Contar con la confianza y el apoyo del director provincial era el primer paso para comenzar. Luego, en lo personal, tenía tres factores a favor: primero, conocía los documentos en casi todo su ciclo de vida desde adentro de la institución, ya que trabajo en catastro desde el año 1978. Segundo, contaba con formación académica para llevar a cabo el procesamiento técnico y valoración de los documentos. Tercero, tenía muchas ganas por ver convertido al archivo de mi repartición en una Unidad de Información como las que se describían en los libros. Es decir, el proyecto para reorganizar el Archivo había sido elaborado con gran motivación.
Al inicio de mi nueva función me enfrenté con algunos obstáculos. El más duro, no ser aceptada por el único personal de planta que trabajaba en el archivo en ese momento. Otro, recurso humano insuficiente (un agente de planta y un subsidiado en contraprestación de 4 hs.) para procesar el cúmulo de expedientes, láminas originales, legajos parcelarios, atender a usuarios externos e internos y realizar la tarea administrativa que implicaba una reorganización. Finalmente, la ubicación de la Sección en la estructura jerárquica de la repartición ya que dependía primero de un jefe de Departamento, luego de una Dirección interna y finalmente del Director Provincial. Este último obstáculo, fue planteado y resuelto de inmediato por el Director. A partir de ese momento el funcionamiento del Archivo dependería directamente de la Dirección Provincial.
Tengo que destacar que en materia de recursos todo era escaso, pero ello no fue impedimento para delinear los primeros instructivos de trabajo y presentar un proyecto de decreto para realizar expurgos. Marco legal que necesitaría más tarde para ejecutar expurgos como parte de la gestión documental.
En el camino de incorporar recurso humano sólo logré dos agentes con cambio de funciones. Quien estaba en el archivo al momento de mi ingreso se alejó de la sección y como en aquel tiempo se podía incorporar personal subsidiado, el que trabajaba en contraprestación (Ley 2.128), eché mano a ello. Así fue que luego de incorporar, probar, dar bajas, volver a incorporar, en el año 2002 logré contar con un plantel fijo de nueve personas (siete subsidiados y dos personas de planta con cambio de función), a las que a modo de “escuelita” (así le llamábamos) capacitaba permanentemente.
Recuerdo que hubo un momento en que la administración no contaba con dinero para pagar el pasaje a los subsidiados; ello significaba el riesgo de perderlos y de que sean reemplazados por los que mandara el ente que los administraba. Yo no podía perder el personal formado, lleva tiempo lograr no sólo que aprendan el trabajo de archivo, sino que lo valoren. Así fue que comencé a hacer tortas y pastafrolas. Los chicos (como siempre los llamé) las vendían en las oficinas y con ese dinero yo compraba y administraba las tarjetas para el colectivo.
Ya en marcha con lo que denominé, con la aprobación del Director, Reorganización del Archivo, se trabajó con prolongación de jornada y con un solo equipo de PC en lo que fue: revisión, compaginación, precintado y disposición de los expedientes en los estantes. Ordenamiento, chequeo con normas internas, depuración, clasificación, análisis, escaneo y almacenamiento en planeras de las láminas originales. Cabe aclarar que si bien la mayoría de las láminas ya estaban escaneadas y dispuestas en planeras, se habían escaneado además de originales, a veces hasta tres o cuatro copias de igual lámina. Es decir, se realizó el procesamiento técnico necesario según el tipo documental y teniendo en cuenta toda disposición vinculada a los movimientos operados sobre el expediente de mensura. De la depuración resultó que de 39 planeras quedaran 36, liberando espacio para 1.500 láminas nuevas.
En esta etapa pude ver en lo concreto, lo que -por conocimiento previo adquirido durante el uso de la documentación- advertía: que no sólo contábamos con un archivo “vivo”, sino que en él convivía el valor operativo con el valor histórico.
A la par del procesamiento técnico manual, se trabajó con personal del área de informática en el desarrollo de un sistema ad hoc, para administrar las imágenes de los planos escaneados. Nace entonces el sistema llamado InfoDoc, hecho a medida, el que está actualmente en vigencia.
Por otra parte se trabajó de manera organizada para rescatar expedientes y planos diseminados en las municipalidades, el objetivo era completar el acervo documental. En el año 2002 se logró una cesión bajo acta e inventario de una valiosa cantidad de originales de planos del tipo duplicados de mensura, por parte de la entonces Dirección de Tierras. También se rescató planos en la Dirección de Recursos Hídricos, del Registro de la Propiedad Inmueble y de particulares.
El archivo con el que soñaba comenzaba a tomar forma. Los estantes lucían muy bien con los cartapacios cuyos tejuelos móviles de color distinguían el año al que correspondían. La organización administrativa permitía llevar los registros diarios de consulta y expedición de copias. Podíamos hacer estadísticas, ofrecer un digesto de normas para la tramitación de mensuras, medir la satisfacción de los usuarios por el servicio brindado, hacer boletines de difusión y hasta saludar a través de tarjetas en efemérides de interés. Recuerdo que en agosto del año 2002 organizamos una muestra de los productos y servicios como actividad del día del archivero. Todo se hacía con mucho entusiasmo. La verdad es que siempre me sentí acompañada tanto por la conducción en cada propuesta elevada, como por el personal, mis compañeros, a la hora de desarrollar actividades.
En esa reorganización quedaban huecos, sí, segmentos de material documentario sin poder clasificar unívocamente dado a las características que presentaban sus notaciones identificatorias. Me refiero a los planos registrados en vieja data cuyas variantes en la identificación entorpecían las búsquedas y originaban pérdidas de información. Mi teoría era que ese “desorden” y “duplicidad” en algunos casos, era producto de la superposición de funciones y de jurisdicciones, en las épocas del periodo anterior a la provincialización 1884-1958 y del periodo anterior a la creación de Catastro 1958-1970.
Esa teoría más tarde generaría la “pregunta inicial” de mi tesis para la licenciatura. Con una investigación sobre ese tema dentro de lo que se denomina tratamiento de material no convencional, no sólo lograba mi título sino que, dilucidaba una incógnita vinculada a las notificaciones identifiatorias sin revelar y proporcionaba a la repartición un trabajo con las equivalencias de la identificación de los planos. La tarea fue concretada y me dejó muy satisfecha ya que logré cubrir ese hueco y en el año 2007obtuve mi título como Licenciada en Bibliotecología y Documentación.
Retomando, ya por el año 2003, con el valioso personal que me acompañaba pudimos hacer lectura de los materiales de primera mano, los que volcados en planilla Excel nos permitió elaborar obras de referencias tales como: Libro Duplicado de mensura, Libro Tomo y Folio, Libro Folio, Libro Catastro Nacional, que son catálogos de planos antiguos. El Libro Duplicados de mensura : Expedientes de mensura realizados en la Provincia del Neuquén en el período 1884-1970, fue publicado en el año 2003 e inscripto en la cámara del libro, el que distribuido a bibliotecas y archivos hoy representa un gran aporte para los investigadores. En forma paralela se trabajó en el armado de copias de resguardo de los expedientes del tipo duplicados, a los fines de evitar el manipuleo de los expedientes originales. Había que preservar.
Para entonces, como logros dentro de ese proceso de reorganización, el Archivo estaba en condiciones de ofrecer: rápida y eficiente recuperación de información en forma manual o automatizada, reproducciones de documentos en el acto y a un máximo de espera de 24 horas, obras de referencias para consulta manual o automatizada, estadísticas de consulta y expedición de copias, registros de control de préstamos y devoluciones de documentos.
La organización y la difusión realizada desde nuestro lugar de trabajo y en exposiciones en diferentes eventos nacionales, ya daba sus resultados. Dejaron de ser sólo los profesionales en la agrimensura y afines los que se servían del archivo. Los que al principio se veían como potenciales usuarios, se habían convertido en usuarios reales. Así investigadores, historiadores, antropólogos y estudiantes, se sumaban a la demanda de información.
La estadística del año 2000 arrojó como cantidad de consultas de usuarios internos 1.986, consultas de usuarios externos 1.685 y expedición de copias de 3.023 unidades. En el año 2005 por los mismos conceptos se registraron 3.137, 3.241 y 7.774, respectivamente. Fue entonces cuando elevé la propuesta de que la Sección Archivo y Copistería se jerarquice dentro de la estructura funcional, llevándolo a departamento.
Llegado el año 2006, ya como Departamento Informes y Archivo Documental, era tiempo de cumplir con la premisa del archivo “conservar para informar y no guardar por guardar” y en este punto se trató de evaluar la cantidad y la calidad informativa de los documentos, para decidir uno u otro destino. Así fue que se dio paso a la organización del expurgo, el primer expurgo de Catastro. Medida que resultó imprescindible dado que el fantasma de la falta de espacio comenzaba a rondar por los depósitos del archivo.
En principio se eliminaron 1.560 expedientes de mensura no registrados del período 1970-2005, los que representaban 21 metros lineales de material sin valor primario ni secundario. Luego, en el marco del decreto 360/01, se organizó el expurgo de legajos parcelarios y se hizo un llamado de alumnos de la UNCo para que, a través del sistema de prácticas rentadas y a partir de un instructivo, realizaran las tareas de valoración documental y una selección negativa, la que llevó, incluyendo la puesta a oposición, prácticamente tres años dado la gran cantidad de legajos -más de 60.000- liberándose un espacio de 16 metros lineales. Los procedimientos aplicados, hoy en uso, aseguran continuidad en el proceso de expurgo, siempre ciñéndose a la legislación vigente.
Más tarde, a fines del año 2006, cuando el archivo ya estaba organizado, se gesta un nuevo trámite, el Certificado Catastral, para el cual se genera una nueva serie documental –el expediente de verificación de subsistencia del estado parcelario-, los procedimientos para su gestión desde el origen hasta el fin, fueron organizados sin dificultad. Claro, ya teníamos experiencia.
Cuando todo marchaba cual máquina con sus engranajes bien aceitados, con cada persona en su puesto en las cinco áreas de trabajo que conformaban el entonces Departamento Informes y Archivo Documental, a fines del año 2007 surge como amenaza que a mi personal, el que venía de subsidios y que había sido pasado a planta política en el año 2005, lo dejaran fuera del sistema. Recuerdo, que agotando instancias en el afán de retener el recurso humano formado, hasta le escribí una carta al gobernador. Seguramente no fue por mi carta, pero, finalmente los nombraron en planta permanente.
En el año 2008, ya muy comprometida con la tarea de archivo vi la necesidad de ir más allá, de capacitarme en aspectos específicos del área de la archivística, entonces realicé durante todo ese año una especialización en archivos, obteniendo el título de Experta Universitaria en Gestión y Administración de Archivos. Ello me proporcionó herramientas muy útiles para fortalecer mi desempeño en las tareas de gestión documental.
Justamente, en el año 2008, inicio de una nueva gestión, fue en el que se me presentaron los mayores obstáculos. Reducen la planta de personal trasladando mi personal capacitado a otros sectores. Ése, entre otros, fue uno de los motivos que me llevaron a presentar mi renuncia al cargo, la que no fue aceptada, por lo que continué dando batalla. Luego, me dieron la orden de trasladar parte del archivo a una sala de máquinas ubicada junto a la terraza del edificio. En el marco de la legislación vigente solicité inspección al ente cuya función, entre otras, es la de controlar todas las actividades archivísticas de la Provincia. Dicho ente emitió un informe declarando no apto el lugar para depósito de archivo. Posteriormente, ante una reiteración de orden del traslado hecha por escrito por parte del Director Provincial, presenté un recurso administrativo a las autoridades superiores. Finalmente el archivo no se mudó.
Está de más decir que además de que existe una cuestión fundamental en la actividad archivística -preservar el patrimonio público- también, está mi ética, están mis principios y mi responsabilidad como profesional de la documentación y de la gestión de archivos.
En esa gestión, igualmente se siguió trabajando en la elaboración de proyectos, como por ejemplo de digitalización de documentos y de normas internas que respaldaran procedimientos, acciones de resguardo documental, control en el traspaso de documentación desde las oficinas al archivo, entre otras, sin lograr eco en la conducción. Esos proyectos fueron consolidados casi en su totalidad en la gestión iniciada en el año 2011, actualmente en vigencia.
Lo cierto es que la dinámica presente en nuestro archivo es el motor de empuje para continuar haciendo. Desde el archivo decimos que el producto/servicio que brindamos es tal, cuando es consumido por el usuario. El viejo objetivo del archivo de disponer información al servicio de la institución madre cambió por poner la información al servicio de la gestión administrativa, de la cultura y de la investigación. Así también las antiguas funciones de reunir documentos, conservarlos y mandarlos a las oficinas donde eran requeridos cambiaron por reunir documentación, organizar (ejecutar procesamiento técnico), conservar y difundir. Siendo hoy la informática y la Internet poderosas herramientas facilitadoras de la difusión.
Para ir concluyendo diré que el archivo logrado, según los dichos de quienes lo visitan y del propio Director de Catastro, es el orgullo de la repartición. Y aunque sé que aún quedan objetivos por cumplir, creo que se ha logrado la transformación esperada. Que lo expresado en aquella ponencia del año 2001 no quedó en una frase, está todo ahí, a la vista, el archivo soñado fue fácticamente posible lograrlo. Simplemente, pienso que nuestra tarea de cada día vale la pena.
Finalmente, si me preguntaran por alguna fortaleza del archivo, respondería: el estar organizado, ello permite dar respuestas inmediatas satisfaciendo a los usuarios.
Si me preguntaran por una amenaza, respondería sin titubeos: el que haya oídos sordos ante el inminente problema de peso y espacio.

Neuquén, 22 de agosto de 2013.

Gracias  Juana Barrera por recuperar parte de nuestra historia. Aquí nuestro homenaje a todos los bibliotecarios y archivistas esforzados de los Registro de Tierras y Catastros. Feliz día del archivero (28 de agosto).

Nota importante:

Funcionarios y directivos, les comunico: «Se puede».