La oficina en la nube. Nota 2

INICIO

Gracias por seguir interesados en la idea de utilizar la nube de google para guardar y compartir archivos. Creo que el trabajo colaborativo ayuda, además de ahorrar esfuerzos y recursos, a mantener el espíritu de unidad e integración entre colegas.

Crear o Subir Archivos a Drive, El poderoso botón nuevo

Hacemos clic en el botón NUEVO, se despliega un menú con varias opciones. Las iremos desarrollando, también conociendo en el orden que nos proponen.

Así es que se vamos por la primera. La opción Carpeta, damos clic y nos aparece un cartel que nos ofrece la posibilidad de elegir el nombre a la carpeta, (ojalá la creatividad aflore y no elijan el nombre Carpeta sin título tan inexpresivo que nos ofrecen), pero gustos son gustos diría el novio de la abuela, y así es posible crear una carpeta dentro de Drive.

Luego vienen dos opciones que son fáciles de entender y que permiten subir archivos o carpetas completas desde nuestro disco, hacia los servidores de google, que amablemente nos permitirán guardarlos.

Tamaños de archivo de Archivos que se pueden guardar en Google Drive

Estos son los tamaños de documentos, hojas de cálculo y presentaciones que puedes guardar en Google Drive.

Documentos: hasta 1,02 millones de caracteres. Si conviertes un documento de texto al formato de Documentos de Google, puede tener un tamaño máximo de 50 MB.

Hojas de cálculo: hasta 2 millones de celdas para hojas de cálculo creadas en Hojas de Cálculo de Google o que se han convertido a este formato.

Presentaciones: hasta 100 MB para las presentaciones que se han convertido al formato de Presentaciones de Google.

Resto de archivos: hasta 5 TB.

Vale la aclaración de que si necesitas más de 15 Gb, google te cobrará una tarifa mensual para darte un mayor espacio de almacenamiento.

LA MARAVILLA DEL TRABAJO EN COLABORACIÓN

Compartir mediante un vínculo

Miramos a la derecha de nuestro archivo o carpeta seleccionada y veremos las opciones que nos ofrece el Escritorio de Drive, arriba a la derecha hay una barra de íconos, el primero es la representación de un clip (minimalista, pero clip al fin) y permite obtener un vínculo a la carpeta o archivo que deseamos compartir, para ello debemos copiar, el vínculo al portapapeles y luego pegarlo en un mensaje o cuerpo de un email.

Compartir agregando Colaboradores

El icono siguiente permite habilitar colaboradores para la edición simultánea del documento.

Para trabajar con esta opción, abrimos un documento que hayamos creado o subido a Drive previamente.

Esta es una de las maravillas de Drive. Nos permite editar un documento en simultáneo sin que importe si el/los colaboradores se encuentran presentes, si están lejos, si piensan igual, basta que acepten la invitación a colaborar en la elaboración del documento en curso.

Hacemos Clic en compartir, con el documento cerrado o abierto nos aparece un cartel que no invita a agregar un colaborador, de nuestra lista de contactos y mejor si tiene cuenta de google. Los colaboradores pueden tener permiso para Editar, Comentar o solamente Ver. Según la confianza que le tengamos (o depende de cómo nos levantamos !!!!).

Todos los Colaboradores que sean habilitados para Editar pueden realizar modificaciones al documento, y el propietario del documento (también los Colaboradores) podrá revisar el Historial de Revisiones desde el menú Archivo. De esta forma es posible volver al pasado (que maravilla !!!) y dejar vigentes ideas que fueron descartadas comparándolas con las actuales.

Los que utilizan formularios con descripciones de título obtenidas de informes de los Registros de la Propiedad o viejas cédulas catastrales agradecerán esta opción, que seguramente también debe ser muy útil para los docentes.

Dejando el cursor en un párrafo, y acercando el puntero del mouse al margen derecho aparece el ícono de Comentarios, si lo seleccionamos se resalta el párrafo entero y podemos introducir un comentario que será agregado con nuestra identificación. Es una buena práctica, según mi punto de vista, dejar comentarios en los documentos que nos comparten.

Un Documento en modo edición es guardado periódicamente por el sistema, que además lleva un registro histórico de las modificaciones realizadas, como comenté antes. Si llevamos el puntero del mouse hacia arriba a la derecha, sobre el cartel con fondo azul que dice compartir, podremos agregar Colaboradores para editar el Documento y si estos están en línea, y además, deciden participar de la edición actual, aparecerán los íconos que los identifican a lado de la opción comentarios. Seleccionando el ícono de comentarios podemos chatear con los colaboradores, haciendo más amena y participativo nuestro trabajo.

Eliminar y despedida con destaque

El siguiente ícono de la barra de opciones que analizamos en esta nota, es el cesto de basura, es para eliminar el objeto, archivo o carpeta seleccionados. Cabe aclarar que si la selección es múltiple, la eliminación alcanza a todos los seleccionados.

Por último, los tres puntos nos llevan al menú Más acciones, a saber: Mover, Cambiar de Color, Destacar, Crear una Copia y Descargar.

Todas estas, muy útiles para identificar rápidamente determinados archivos dentro de una la gran cantidad que acumularemos.

Si llegamos hasta acá merecemos un descanso hasta la próxima nota.

Ejercicios

1. Crear una Carpeta
2. Subir Archivos dentro de la carpeta creada
3. Crear un Documento dentro de la carpeta creada
4. Conseguir un colaborador, editar, chatear y comentar un Documento
5. Destacar documentos y carpetas
6. Cambiar de color los documentos de nuestras carpetas

En la nota siguiente, Nota 3, comentaremos las demás herramientas de Drive, Hojas de Cálculo, Presentaciones, Dibujos, Google My Maps, y como incorporamos aplicaciones a Drive.

Abrazo grande !!!!